Para garantir um evento inesquecível, seja este social, corporativo, esportivo ou público, temos que seguir etapas indispensáveis. O planejamento do evento envolve o tipo e tamanho do evento, público-alvo, local, controle financeiro, fornecedores, patrocinadores, divulgação, produção, execução, coleta de feedbacks, entre outros. Cada etapa tem suas peculiaridades, mas um item é vital e indispensável para qualquer ação é a segurança.

Todo bom evento necessita de medidas de segurança obrigatórias por lei. Para cada ramo de atividade, local e quantidade de pessoas existem ações específicas que visam manter a ordem e evitar acidentes. Mas há pontos comuns que devem ser seguidos em qualquer evento. Existe uma lista extensa do que deve ser avaliado para manter os participantes seguros durante toda a ação.

O alvará de funcionamento e uma equipe de segurança bem treinada são indispensáveis para a realização de qualquer evento. O primeiro permite a realização da produção, comunicando prefeitura e os bombeiros. Já os seguranças serão os responsáveis por identificar ações de risco entre as pessoas, afinal, além do local, pessoas também podem causar acidentes, mesmo que não estejam mal intencionadas.

A segurança é item-chave para o sucesso de um evento. Portanto, todo organizador precisa incluir a busca por uma excelente equipe em seu check-list de planejamento!

Todo profissional quer alcançar o sucesso na sua profissão. Para isso, selecionamos os cinco principais mandamentos para você ser referência no mercado de eventos.

1. Seja organizado

A organização é uma característica essencial para todas as profissões, mas no caso do produtor de eventos é uma característica vital. São muitas as informações que devem ser administradas por você: contratações, locações, valores, divulgação, venda de ingressos, dentre outras. Portanto, organização é a palavra-chave.

É fundamental contar com uma agenda e usá-la. Antes de cada evento, fazer check-lists e borderôs para que nenhum detalhe seja esquecido. Estabelecer uma rotina de horários para ligações, reuniões, visitas e entre outras atividades.

E uma dica muito importante: arquive tudo! Mantenha cada documento arquivado em versão impressa, se houver espaço, ou digitalizada, em uma pasta específica sobre a ação. E assim, se houver alguma dúvida posterior, você sabe onde procurar.

2. Construa sua imagem

Seu branding pessoal é formado por sua postura, atitude, conhecimento e autoconfiança. Isso vai influenciar nas decisões que os clientes,  patrocinadores, fornecedores e equipes de trabalho tomarão em relação ao evento. Por isso, investir em si mesmo é fundamental.

Falar bem em público, passar segurança e se mostrar uma pessoa que entende tudo sobre o que faz não são diferenciais, mas características essenciais para um produtor de eventos.

3. Tenha disposição

Ser produtor de eventos é ser um profissional disponível. Se quiser trabalhar apenas no horário comercial padrão, infelizmente, você está na profissão errada. Saiba que quando se opta por ser produtor de eventos o expediente fora do horário comercial vem no pacote. Acompanhar o andamento de cada produção seja dia, noite ou final de semana, além de ser solicitado durante um evento inteiro para resolver problemas, são coisas que serão parte da sua rotina. Por isso disposição é fundamental para evoluir e ter bons resultados na carreira de produtor de eventos.

Para não haver abuso por parte dos stakeholders, o ideal é você determinar o seu horário de atendimento pessoal, de ligações telefônicas e de mensagens de whatsapp.

4. Conte com uma boa rede de contatos

Network é a chave para um bom produtor de eventos. Contatos são fundamentais para conseguir desde bons fornecedores, até clientes em potencial.

Reservar um tempo na agenda para participar de eventos importantes, premiações, lançamentos faz parte do trabalho. Aumentar e qualificar o seu networking é um bom dever de casa.

5. Aprenda com cada erro

Ninguém nasce sabendo nem acerta todas as vezes. Então, se cometer erros, não se desespere. Nesse mercado, é até normal e é assim que irá descobrir outras alternativas para não cometer as mesmas falhas. Não desanime, procure identificar porque aquilo aconteceu e encare os erros como motivos para melhorar.

Agora, mãos à obra. Boa sorte! 

Conheça três razões para você criar um logotipo para o seu evento, já!

1. Diferenciação: o primeiro passo é criar um logotipo com a cara do seu tipo de evento. O seu participante tem que se identificar e captar a mensagem que está implícita. Para isso, você deve criar algo novo e não recorrer às imagens disponíveis na internet. Pior do que seu evento não ter uma marca própria, é encontrar outro evento com a mesma marca.

2. Identidade:  ao olhar para um logotipo e já associá-lo à empresa/evento é ótimo, pois traz credibilidade e identidade. Se o seu evento é ligado a uma empresa, ou se é uma empresa que faz vários eventos, a dica é: usar o logotipo da empresa como base e, a partir dele, criar um logotipo novo com a cara do evento.

3. Diversificação: ao criar o logotipo, faça um teste onde você irá utilizá-lo. Desde a comunicação interna do evento, como sua veiculação na mídia, ou a utilização em brindes. É importante fazer pesquisa para que sua marca não fique parecida com outra mais marcante, assim, quando o seu participante olhar fará menção a outra mais conhecida e seu objetivo não será alcançado.

Então, crie uma marca que traduza o seu evento, que seja a cara dele! Não precisa ser rebuscada, a simplicidade sempre agrada mais. E lembre-se: uma imagem marcante é mais fácil de ser lembrada. J

Seguindo essa linha criativa, durante o XXXII Congresso da Federação de Entidades Organizadoras de Congressos e Afins da América Latina (COCAL 2015) alguns painéis deram oportunidade de discutir sobre isso: criatividade e inovação e mostrou que é um nicho especial para o setor de eventos.

O designer Eduardo Barroso mostrou como Florianópolis conquistou o selo de Cidade Criativa da Unesco na área de gastronomia. E citou exemplos de cidades que souberam transformar sua cultura em inovação e produto e criaram eventos que transformaram a economia da região, como a Oktoberfest (Blumenau), Festival de Parintins, FLIP em Parati. “Todas essas cidades acreditaram na inovação que estes eventos podiam trazer e geraram riqueza a partir daí”.

Eduardo Barroso, Graça Cabral e Rodrigo Cordeiro

Segundo dados divulgados no ano passado pela Federação das Indústrias do Rio de Janeiro, o PIB da indústria criativa foi de R$ 126 bilhões em 2013, cerca de 2,6% do total. O avanço na última década foi de 69,8%, maior do que o crescimento de 36,4% do PIB como um todo. Em nível mundial, 7% do PIB é proveniente de segmentos da economia criativa.

Cultura, design, gastronomia são alguns dos setores que movem a economia criativa. Graça Cabral, uma das coordenadoras do Movimento HotSpot em São Paulo, falou sobre o prêmio de inovação e criatividade criado em 2013 e que busca reconhecer talentos brasileiros em 11 categorias. Ela deixou alguns conselhos para quem pretende criar um evento novo: “É preciso pensar no público que será beneficiado por ele. Nossos olhos têm que brilhar para convencer os parceiros a investir na sua ideia. E temos que acreditar e dizer sempre: Sim, eu posso”.

O presidente da ABEOC São Paulo, Rodrigo Cordeiro, fez um convite aos congressistas no início deste painel. Pediu para que todos curtissem e compartilhassem uma foto da plateia tirada e postada no facebook no momento, para refletirmos sobre a repercussão que uma ideia simples pode gerar. Após 45 minutos, 2142 pessoas foram alcançadas pela postagem na fan page da ABEOC Brasil (facebook.com/abeocbrasil), com 341 interações – cliques, curtidas, compartilhamentos e comentários.

Por fim, eles mostraram que para ser criativo e inovador não é necessário criar algo novo, e sim, podemos reinventar o que já existe. Quer saber mais da COCAL 2015? Acesse: http://www.abeoc.org.br/

Congresso

É um conjunto de várias sessões de trabalho previamente definidas. Geralmente restrito a grupos associativos, categorias de profissionais ou linhas acadêmicas. Os congressos têm por objetivo de apresentar e debater assuntos de interesse específico de um segmento. Em um único congresso, pode-se ter, simultaneamente ou sequencial, palestras, conferências, mesas-redondas, debates e seminários.

Conferência

É a exposição feita por uma autoridade em um determinado assunto para um grande número de pessoas. Segue uma linha mais formal que uma palestra. Na conferência, perguntas são feitas somente por escrito e devidamente identificadas ao término da apresentação.

Fórum

É uma reunião baseada na busca da participação intensa da plateia, preferencialmente, formada por um grande número de pessoas. Um coordenador dá o tema de interesse geral e busca a opinião dos participantes. Ocorre um debate livre até que conclusões possam ser obtidas.

Mesa redonda

Reunião com um tempo específico para o questionamento pelos especialistas convidados das teses apresentadas pelos colegas. Há ampla discussão antes mesmo da participação da audiência.

Painel

Reunião questionadora. Resume-se para um grande grupo o teor de apresentações feitas por um grupo menor, ficando este disposto de preferência em mesa de semicírculo com o presidente ao centro, para facilitar as discussões.

Palestra

É o método de discussão mais comum. Apresentam-se questões sobre um assunto específico e depois dá início a uma sequência de perguntas e debates com a plateia buscando conclusões. Pode ter como complemento demonstrações ou exercícios de laboratório.

Simpósio

É uma reunião de especialistas de renome, sob a direção de um moderador, para apresentação de tema científico para um público específico. Os especialistas desenvolvem partes de um mesmo tema ou complementar, e posteriormente, entre si desenvolvem uma fase de debate. O coordenador do simpósio apresenta os especialistas e introduz os tópicos de cada assunto. O público participa somente no final, com perguntas escritas e identificadas, de caráter complementar, sem teor de polêmica.

Seminário

É uma sequência de atividades para desenvolver capacidades, conhecimento e aprendizagem por meio de instrutores especializados. O objetivo é somar informações e experiências, sem a necessidade de chegar a conclusões ou resultados. Um seminário pode durar um dia ou até várias semanas.

Feira Profissional

É uma exposição organizada de forma que as empresas de uma indústria específica possam expor e demostrar os seus novos produtos e serviços. Algumas feiras são abertas ao público geral, enquanto outras só podem ser frequentadas por membros do setor e imprensa. Esse tipo de evento também é conhecido como Feira de Comércio, Feira de Exposição, Feira de Negócios ou Feira Empresarial