Para garantir um evento inesquecível, seja este social, corporativo, esportivo ou público, temos que seguir etapas indispensáveis. O planejamento do evento envolve o tipo e tamanho do evento, público-alvo, local, controle financeiro, fornecedores, patrocinadores, divulgação, produção, execução, coleta de feedbacks, entre outros. Cada etapa tem suas peculiaridades, mas um item é vital e indispensável para qualquer ação é a segurança.

Todo bom evento necessita de medidas de segurança obrigatórias por lei. Para cada ramo de atividade, local e quantidade de pessoas existem ações específicas que visam manter a ordem e evitar acidentes. Mas há pontos comuns que devem ser seguidos em qualquer evento. Existe uma lista extensa do que deve ser avaliado para manter os participantes seguros durante toda a ação.

O alvará de funcionamento e uma equipe de segurança bem treinada são indispensáveis para a realização de qualquer evento. O primeiro permite a realização da produção, comunicando prefeitura e os bombeiros. Já os seguranças serão os responsáveis por identificar ações de risco entre as pessoas, afinal, além do local, pessoas também podem causar acidentes, mesmo que não estejam mal intencionadas.

A segurança é item-chave para o sucesso de um evento. Portanto, todo organizador precisa incluir a busca por uma excelente equipe em seu check-list de planejamento!

Todo profissional quer alcançar o sucesso na sua profissão. Para isso, selecionamos os cinco principais mandamentos para você ser referência no mercado de eventos.

1. Seja organizado

A organização é uma característica essencial para todas as profissões, mas no caso do produtor de eventos é uma característica vital. São muitas as informações que devem ser administradas por você: contratações, locações, valores, divulgação, venda de ingressos, dentre outras. Portanto, organização é a palavra-chave.

É fundamental contar com uma agenda e usá-la. Antes de cada evento, fazer check-lists e borderôs para que nenhum detalhe seja esquecido. Estabelecer uma rotina de horários para ligações, reuniões, visitas e entre outras atividades.

E uma dica muito importante: arquive tudo! Mantenha cada documento arquivado em versão impressa, se houver espaço, ou digitalizada, em uma pasta específica sobre a ação. E assim, se houver alguma dúvida posterior, você sabe onde procurar.

2. Construa sua imagem

Seu branding pessoal é formado por sua postura, atitude, conhecimento e autoconfiança. Isso vai influenciar nas decisões que os clientes,  patrocinadores, fornecedores e equipes de trabalho tomarão em relação ao evento. Por isso, investir em si mesmo é fundamental.

Falar bem em público, passar segurança e se mostrar uma pessoa que entende tudo sobre o que faz não são diferenciais, mas características essenciais para um produtor de eventos.

3. Tenha disposição

Ser produtor de eventos é ser um profissional disponível. Se quiser trabalhar apenas no horário comercial padrão, infelizmente, você está na profissão errada. Saiba que quando se opta por ser produtor de eventos o expediente fora do horário comercial vem no pacote. Acompanhar o andamento de cada produção seja dia, noite ou final de semana, além de ser solicitado durante um evento inteiro para resolver problemas, são coisas que serão parte da sua rotina. Por isso disposição é fundamental para evoluir e ter bons resultados na carreira de produtor de eventos.

Para não haver abuso por parte dos stakeholders, o ideal é você determinar o seu horário de atendimento pessoal, de ligações telefônicas e de mensagens de whatsapp.

4. Conte com uma boa rede de contatos

Network é a chave para um bom produtor de eventos. Contatos são fundamentais para conseguir desde bons fornecedores, até clientes em potencial.

Reservar um tempo na agenda para participar de eventos importantes, premiações, lançamentos faz parte do trabalho. Aumentar e qualificar o seu networking é um bom dever de casa.

5. Aprenda com cada erro

Ninguém nasce sabendo nem acerta todas as vezes. Então, se cometer erros, não se desespere. Nesse mercado, é até normal e é assim que irá descobrir outras alternativas para não cometer as mesmas falhas. Não desanime, procure identificar porque aquilo aconteceu e encare os erros como motivos para melhorar.

Agora, mãos à obra. Boa sorte! 

O termo Marketing de Guerrilha é baseado nas estratégias de guerrilha utilizadas em campos de batalha. Guerrilha é a tática que exércitos em menor número e com menos recursos utilizavam para surpreender seus inimigos. As ações eram rápidas e imprevisíveis. Assim, muitas empresas utilizam esta tática para atingir o consumidor e conseguir de vez um local em sua mente.

Porém, enganam-se as pequenas e médias empresas que pensam que este tipo de estratégia é usada somente pelas grandes empresas. O maior desafio dessa ação é a criatividade. Então, as táticas de guerrilha são ótimas para pequenas empresas, pois possui um custo muito inferior se comparado ao marketing tradicional.

Veja abaixo alguns cases:

O Marketing de Guerrilha mostra como muitas vezes o maior desafio não é orçamento, mas criatividade.

Na nossa empresa acontece de forma similar. Investimos muito em campanhas de marketing e publicidade, melhoramos nosso produto, afinamos nosso atendimento para a conquista de mais e mais clientes. Mas o que fazemos para conquistar diariamente os nossos clientes internos?

Muitas vezes esquecemos que é de vital importância valorizar o nosso cliente interno. Afinal é ele que faz a empresa girar, o negócio acontecer. O Endomarketing é uma prática corporativa que adapta estratégias e elementos do marketing tradicional para o público interno de uma empresa. Por lidar com o quadro de funcionários, as ações estipuladas afetam, direta ou indiretamente, os recursos humanos e a relação entre os colaboradores. Essas ações de marketing institucional dirigidas ao público interno visam estimular o ambiente dentro da organização, motivando as pessoas, aprofundando o compromisso com a empresa e fortalecendo os laços internos. O objetivo final é conquistar bons resultados mercadológicos, econômicos, administrativos e humanos.

Segue 4 sugestões para melhorar o endomarketing da sua empresa.

1. Comunicação interna: é possível criar canais de comunicação, em uma via de mão dupla (na qual a empresa fala e também escuta o colaborador). Alguns veículos comuns são os boletins informativos, mural, jornal interno e intranet.

2. Pesquisa de satisfação ou de Clima: costuma ser realizada semestral ou anualmente e permite que os sócios avaliem o clima organizacional da empresa, pontuando falhas na comunicação ou potenciais problemas com seus funcionários.

 3. Eventos e iniciativas de integração: aniversariantes do mês e festas pontuais, como as de final de ano, são alguns dos casos mais comuns. No entanto, a empresa pode ir além e criar grupos que tenham a intenção de desenvolver algo ausente ou complementar aos objetivos corporativos. Exemplos: grupo de estudos, para promover o aprendizado coletivo e o trabalho colaborativo; grupos de corrida ou de exercício coletivo, para estimular o sentimento de ultrapassar obstáculos; grupos de auxílio a entidades carentes ou de reciclagem, para incentivar a colaboração e o pensamento sustentável e social. Esses são apenas alguns dos exemplos mais comuns que podem e devem ser personalizados de acordo com a organização, seus valores e perfil dos funcionários.

4. Palestras/eventos motivacionais: em momentos pontuais, como fusões, ampliação da empresa e até mesmo início de ano, as palestras motivacionais funcionam como um “plus” na hora de motivar seus funcionários a crescer ou focar em um projeto.

Vale lembrar que nada disso funcionará se o intuito de motivar os colaboradores não for real. Em resumo, ao comunicar corretamente os valores da sua empresa, motivar seus funcionários e estabelecer ações que estimulem o sentimento de pertencimento à organização, você estará fomentando fãs naturais da sua marca. E os funcionários são alguns dos melhores porta-vozes que uma empresa pode ter.

A formatura é uma época muito puxada na faculdade, pois são as disciplinas mais difíceis, a entrega da monografia, fim dos estágios, etc. Então, em vez de tentar fazer tudo por conta própria, o ideal é contratar uma empresa de eventos que tem ampla experiência na área de formatura.

2. Pesquise sobre os eventos já realizados pela empresa

 Antes de contratá-la, converse com outros clientes. Aponte tudo o que você deseja saber para ter mais proveito dessa informação. Seja imparcial ao analisar essa informação e leve em consideração aspectos importantes da empresa analisada, como tradição e credibilidade.

3. Planeje tudo com pelo menos um ano de antecedência.

O ideal são 2 anos de antecedência, pois assim a turma terá mais tempo para pagar as prestações, resolver ocasionais pepinos e conhecer outras festas da empresa.

4. Tenha certeza de que todos estão de acordo sobre os preços

Nas formaturas, é de praxe ter uma comissão organizadora a frente das resoluções dos eventos. Mas é vital ter o de acordo de boa parte da turma em relação aos preços e principais itens acordados, para não haver problemas posteriores de inadimplência por parte dos alunos.

5. Desconfie de preços abaixo do mercado.

Quando a esmola é grande, o cego desconfia, já diz o ditado popular. Por isso, além de preços, pesquise sobre a credibilidade e a qualidade da empresa. O barato às vezes sai bem mais caro.

6. Preze pela organização e delegue funções dentro da comissão.

O ideal é dividir as responsabilidades para não haver atrasos. Então, o trabalho pode ser dividido de acordo com a afinidade de cada um.

7. Participe de todas as etapas dos preparativos.

A formatura é sua, não deixe tudo nas mãos da empresa contratada. Mas, cuidado, com mudanças constantes pois isso modificará o prazo e o preço do serviço.

O principal é unir o gosto da turma, a possibilidade financeira e as recomendações da empresa. E no dia é só festejar, afinal você merece!

Entre em nosso site (www.oficinadeeventosnet.com.br) e conheça o nosso portfólio de 20 anos de experiência em formatura no estado do Ceará.